グループウェアとWeb会議とは何か

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パスワード等で保護されることで、許可された人のみが情報共有スペースを利用できる、あるいは閲覧できる情報のレベルを担当者ごとに設定することができる、そのような機能がCMSには搭載されています。
CMSとは、Webのコンテンツを管理するためのシステムです。
CMSの大まかなツールにはWeb掲示板、ブログ、Wiki、そしてグループウェアが挙げられます。
このうちのグループウェアとは、スケジュール管理や、文書などのデータを組織内で共有するためのツールです。
グループウェアの機能として電子メールやアクセス制限設定機能の他にも、組織内の担当者同士でスケジュールの共有を行うスケジューラ、ノウハウ等をデータベース化するための文書管理機能、プロジェクトの進行状況が把握できるタスク管理機能や組織内の告知を行うための電子掲示板などが挙げられます。
グループウェアにはそのような基本的な情報共有のための機能に加えて、Web会議機能と呼ばれるものも搭載されています。
Web会議とは、アプリケーションや資料をWeb上で共有した上でさらに音声や映像などを使ってコミュニケーションを取ることを実現させるためのツールです。
テレビ会議との違いは、テレビ会議では音声に加えてお互いの顔や表情が見られるだけであったのに対してWeb会議ではアプリケーションや資料の共有が出来ることをはじめ、テレビ会議のように専用端末や専用回線を必要とせずにPCやインターネット回線があれば実現できることが挙げられます。
また、テレビ会議の利用者は役員レベルの数少ない限られた人たちのみに限定されていましたが、Web会議では従業員の実務においての情報共有や共同作業に利用することが出来るため会社従業員が現場で使用することが可能です。
企業内の情報ネットワークは、イントラネットと呼ばれています。
イントラネットからインターネットへアクセスすることは可能ですがその逆を行うことはセキュリティ上、本来は出来ないことになっています。
しかし、出先や自宅などでイントラネット内のデータを参照する必要にせまられる場合もあります。
こういったときに利用できるネットワークで、VPNと呼ばれるものがあります。
VPNではインターネットを経由しますが、その際にデータがカプセル化そして暗号化されます。
こうすることで仮にインターネット上で盗聴されたとしてもセキュリティが保たれます。
VPNではこのようにして仮想的にイントラネットに接続している状態を再現します。
Web会議を自社内の関係者同士で行う場合には、VPNによりセキュリティが保たれます。

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